A la hora de armar tu archivo debes tener en cuenta los siguientes factores que pueden llegar a intervenir en la legibilidad.
La elección de una correcta tipografía, aquella que garantice una lectura clara y concisa, es un requisito prioritario para garantizar la facilidad de lectura del usuario.
Ante un mismo cuerpo tipográfico se pueden encontrar diferentes tamaños en función a la familia tipográfica que se utilice. Una letra con un cuerpo tipográfico de 8 pt (puntos) de una determinada familia puede ser tan legible como una de 11 pt (puntos) de otra si la medida de la altura de «x» de la primera es mayor que la segunda. El tamaño visual estará determinado por la altura de «x» (altura de los signos tipográficos de caja baja excluyendo tanto los ascendentes como los descendentes). Es por esto que el cuerpo tipográfico no determina el tamaño visual de la letra impresa. En el caso de un texto impreso de gran extensión (como por ejemplo un libro), se considera adecuado trabajar con un rango de cuerpo tipográfico de entre 9 y 12 puntos. Los tamaños más pequeños pueden ser usados para citas, pie de fotos y notas. Los cuerpos tipográficos mayores a 14 puntos suelen utilizarse para titulares o destacados.
Llamamos interletrado al espacio existente entre los caracteres. El interletrado se debe ajustar teniendo en cuenta la contraforma interna de los caracteres, los espacios blancos entre las mismas y entre las palabras. Una separación óptima de las letras de una palabra permite mejorar su legibilidad ya que facilita la capacidad del ojo para reconocerla. La reducción de los espacios entre los caracteres puede producir una pérdida de legibilidad debido a que los espacios demasiado estrechos entre las letras dificultan el reconocimiento de las palabras y frases y se reduce así la fluidez de la lectura, pudiendo generar fatiga y desconcentración por parte del lector. Esto mismo sucede si los espacios están demasiado abiertos o son irregulares. También se debe cuidar el espacio entre palabras. Con el espaciado entre palabras se busca intervalos que permitan leer todas las palabras con la misma fuerza. Si el espacio entre palabras es demasiado grande, se generan calles blancas serpenteantes que van recorriendo verticalmente el texto y agrietan la columna. Si contrariamente a esto, la separación entre las palabras es escasa el ojo no reconocerá una palabra de la que la antecede y precede.
La falta o el exceso de interlineado dificultan la legibilidad de un texto extenso. Si las líneas están demasiado juntas, el lector puede confundirlas y perder la continuidad de la lectura, lo cual genera a su vez cansancio. Según Josef Müller-Brockmann «las líneas demasiado próximas pueden perjudicar la velocidad de lectura puesto que entran al mismo tiempo en el campo óptico el renglón superior y el inferior. Si el interlineado es demasiado amplio, al lector le puede costar encontrar la siguiente línea de texto. El espacio que se deje entre renglón y renglón dependerá de la fuente seleccionada, el cuerpo, el peso, la medida, el uso de mayúsculas o minúsculas, el espaciado entre palabras, la extensión del renglón, la intención estética, entre otros.
La determinación del ancho de una columna dependerá del tamaño de la tipografía utilizada y de la cantidad de signos o palabras que contenga el texto. Se puede calcular a partir del cuerpo tipográfico elegido, o puede procederse al revés, calcular el tamaño de las letras a partir del ancho de la columna, teniendo en cuenta el interlineado. No existe un número exacto y preciso de caracteres para determinar el ancho de una columna, pero para una lectura óptima (sobre todo en textos extensos) el ancho de la columna suele contener entre 38 y 70 caracteres por línea (contemplando los espacios en blanco). Es más preciso hablar de caracteres en lugar de palabras, debido a que la extensión de las mismas varía de un idioma a otro. Cuando se trabaja con textos extensos las líneas muy largas o cortas pueden ser agotadoras y distraer la atención del lector. Si la medida de la línea es muy larga el ritmo de la lectura puede verse afectada, ya que posiblemente el lector tenga dificultades para localizar la siguiente línea. Si son muy cortas, el lector se ve obligado a cambiar de renglón constantemente obligando al ojo a cambiar con excesiva rapidez la línea, lo cual genera también cansancio en la lectura.
Tanto el color como el contraste pueden afectar la apariencia de las letras. Un alto contraste entre la letra y el fondo es importante para lograr mayor legibilidad. El contraste óptimo para facilitar la lectura es la letra negra sobre fondo blanco. Cualquier fondo que se utilice con color disminuye la legibilidad frente al blanco y negro. Si bien el fondo negro con letras blancas presenta un alto contraste, dependiendo de la longitud del texto, provoca cansancio en el lector debido al deslumbramiento. Cuando el texto se coloca sobre un fondo texturado o una imagen, hay que asegurar entre ambos un nivel de contraste que garantice la legibilidad. Particularmente sobre una imagen, se aconseja buscar un espacio liso dentro de la misma, a los fines de crear el mayor contraste posible.
El uso de iconografía funcional y reconocible puede facilitar la lectura, dirigiendo la atención del usuario al momento de enfrentarse a la información que acompaña o que está impresa en productos, que identifica un servicio o que alerta sobre un peligro. Los íconos deben ser memorizables y lo suficientemente diferentes entre sí. Es importante tener presente la existencia de iconografía que se usa de manera normada (o por indicación de reglamentación vigente como por ejemplo en prospectos farmacéuticos o guías de seguridad) y otros que se usan para orientar o informar al usuario. En piezas gráficas comunicacionales e informativas es fundamental conseguir un equilibrio adecuado entre el texto, iconografía y símbolos utilizados.
Pueden ayudar a los usuarios a dirigir la atención hacia información precisa y específica y utilizarse para separar textos entre sí. Para indicarlos se puede emplear la negrita, cambios de escalas o textos en mayúsculas. La utilización de títulos ayuda a los usuarios a ordenar la información en el momento de la lectura.
Analizar, jerarquizar y organizar la información resulta de gran utilidad a los lectores para sectorizar y establecer relaciones entre los datos exhibidos
Cuando se utiliza este tipo de alineación lo que se modifica es la normal separación entre las palabras y las letras, y puede suceder que queden espacios blancos en el medio que tengan mayor visualización que el texto. La sumatoria de esos espacios generalmente construye manchas blancas o ríos que rompen la estructura del texto. Si de manera opuesta se comprimen los espacios, las líneas de textos pueden percibirse de manera apretada. Es decir, si el justificado se utiliza incorrectamente, puede generar una pérdida considerable en la legibilidad, provocando de esta manera que el texto sea difícil de leer. En los textos centrados las líneas se disponen sobre un eje central. La distancia entre palabras puede ser la misma en todas las líneas, pero es inadecuado para la lectura de textos largos. El texto alineado a la izquierda ayuda a la vista a encontrar rápidamente el inicio de la siguiente línea. Es la alineación más utilizada para textos extensos, porque respeta nuestro modo de escritura (de izquierda a derecha). En la alineación marginada a la derecha las líneas de texto se disponen sobre un margen recto ubicado en el lado derecho. Es la que mayor dificultad ocasiona para su lectura porque el ojo no retorna al mismo lugar al cambiar de línea
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